Vamos a ‘Administración -> Traducciones -> Idiomas‘ y seleccionamos nuestro idioma (es_ES). En el formulario indicamos el separador de miles (.) y en formato de separador indicamos “[3]“.

Para poder generar remesas según la norma AEB 19 (antes llamada CSB 19) primero debemos generar un ‘Modo de pago’ desde ‘Contabilidad -> Configuración – > Varios -> Modos de pago‘.

Generamos un nuevo modo de pago para nuestra compañía y sobre nuestro CCC.

Notas: El sufijo es un dato que da el banco. Si no sabes cuál es, probablemente sea ’000′ (solo se dan más para empresas grandes y complejas, en cuyo caso ya lo sabrías ;-).

Una vez configurado el modo de pago ya podemos generar remesas desde ‘Contabilidad -> Pago -> Órdenes de cobro‘.

Pulsamos sobre ‘Nuevo’ y solo tenemos que indicar el modo de pago antes de poder “Seleccionar facturas a pagar/cobrar”.

Para la norma 43 haremos lo mismo pero definiendo primero los conceptos bancarios.

Por defecto OpenERP no deja cancelar una factura una vez validada. Es una buena política que los usuarios no puedan cancelar facturas. Recordemos que podemos preparar usuarios que realicen las facturas y las dejen en modo borrador y usuarios encargados de validar las facturas.
Pero al final siempre es bueno que al menos uno de los usuarios que puede validar las facturas también pueda cancelarlas. Para ello instalamos el módulo ‘account_cancel’.

Se puede consultar cómo instalar módulos en OpenERP.

Vamos a ‘Contabilidad -> Configuración -> Contabilidad financiera -> Diarios -> Diarios‘ y en el diario de venta (SAJ: Sales Journal) marcamos ‘Permitir cancelación de asientos’.

La norma española (y probablemente la de otros países también) impone una serie de condicionantes en la numneración de los asientos que pueden hacer necesario renumerarlos.
Esto es uno de los procesos habituales al cerrar un periodo (fin de mes, de trimestre, cierre de ejercicio…).

Desde el menú de ‘Contabilidad -> Configuración -> Contabilidad financiera -> Diarios -> Diarios’ seleccionamos un diario.

En la sección de ‘Atajos’ encontramos el asistente ‘Renumerar asientos contables’.

Lo lanzamos y seleccionamos los diarios y periodos a renumerar.

Cuando termina, el asistente nos avisa de que ha realizado la operación solicitada.

Desde la versión 6.0 de OpenERP el contador de facturas y el de movimientos contables son el mismo. Esto hace que la numeración de las facturas no sea correlativo, lo cual va contra la norma española.
Por ejemplo, creamos una factura (contador ’1′), hacemos el pago (contador ’2′), hacemos otra factura (contador ’3′).

Para solventar esto instalamos el módulo ‘nan_account_invoice_sequence’ (cómo instalar módulos en OpenERP) que nos crea cuatro secuencias para facturas normales y facturas rectificativas de clientes y proveedores: account invoice in (facturas a clientes), account refund in (fac. rectificativas), account invoice out (facturas de proveedores), account refund out (fac. rectificativas).

Debemos ir a los diarios y asignar las nuevas secuencias desde el menú de ‘Contabilidad -> Configuración -> Contabilidad financiera -> Diarios -> Diarios’.

Asignamos al diario ‘Purchase Journal’ la secuencia ‘Account invoice out’.
Asignamos al diario ‘Sales Journal’ la secuencia ‘Account invoice in’.

Si vamos a mantener el formato y la numeración de facturas utilizado hasta ahora (por ejemplo FAC/2012/0001), basta con indicar en la nueva secuencia el siguiente número de factura. Abrimos ‘Administración -> Configuración -> Secuencias -> Secuencias’.

Es decir, si hemos emitido 20 facturas, indicamos que el siguiente número es el 21.
Para que todo sea correcto, ejecutamos el asistente de renumerar asientos contables en OpenERP. Con esto ya hemos terminado.

Si deseamos modificar la numeración de las facturas existentes, bien porque cambiamos el formato, bien porque la numeración no es correcta, en vez de lanzar la renumeración automática de asientos es preferible ir factura a factura y hacer: cancelar->borrador->validar->cancelar->borrador->validar (es decir cancelamos y validamos dos veces cada factura).
ATENCIÓN: Esto tiene varios problemas. Primero, las facturas emitidas y enviadas a clientes, legalmente no pueden cambiar su número así como así. Segundo, las facturas ya pagadas habrán generado los correspondientes movimientos que también habrá que deshacer y rehacer.
En general es mejor no modificar la numeración de las facturas una vez se han emitido en producción.

Esta entrada forma parte de una pequeña serie de [entradas sobre OpenERP].
Las imágenes han sido cedidas por Servi3, tu experto en OpenERP.

Para importar y exportar datos con OpenERP utilizaremos archivos CSV.
Si lo que queremos es mover o copiar una instalación completa, es tan sencillo como hacer una copia de seguridad de la base de datos de postgres y restaurarla en el nuevo servidor.

OpenERP permite en los formularios importar y exportar datos.
Para importar datos recomiendo hacer primero una exportación, lo que nos permite ver la estructura de datos.

Seleccionamos los campos que nos interesan y pulsamos aceptar.

Para cargar datos en una instalación nueva, lo primero que hay que importar son las cuentas, ya que las empresas y productos hacen referencia cuentas contables.
Vamos a ‘Contabilidad -> Configuración -> Contabilidad financiera -> Cuentas -> Cuentas’, abrimos la vista formulario y seleccionamos en el menú “Formulario -> Importar datos…”. Seleccionamos el fichero deseado y pulsamos “Auto-Detección”. Este proceso nos cargará los campos del CSV y nos detectará algunos errores.

Pulsamos aceptar. Si todo ha ido bien veremos el siguiente mensaje:

Después de importar las cuentas, necesitamos saber el identificador (ID) que ha asignado a cada una. Para ello podemos, bien exportar las cuentas, bien utilizar un cliente de postgres, ya sea la línea de comando o un cliente como pgadmin3.

A continuación unos ficheros de carga sencillos para cuentas. Basta adaptarlos a nuestras necesidades:
servi3-carga_01-cuentas.csv

"company_id","code",".id","id","name","parent_id","parent_id.id","user_type","type"
"Servi3",40000000,478,,"Proveedores (euros)","4000 Proveedores (euros)",477,"Terceros - A Pagar","A pagar"
"Servi3",40000001,,,"Prov. Mi proveedor 1","4000 Proveedores (euros)",477,"Terceros - A Pagar","A pagar"
"Servi3",40000002,,,"Prov. Mi proveedor 2","4000 Proveedores (euros)",477,"Terceros - A Pagar","A pagar"
"Servi3",41000000,507,,"Acreedores por prestaciones de servicios (euros)","4100 Acreedores por prestaciones de servicios (euros)",506,"Terceros - A Pagar","A pagar"
"Servi3",41000001,,,"Acre. Mi acreedor 1","4100 Acreedores por prestaciones de servicios (euros)",506,"Terceros - A Pagar","A pagar"
"Servi3",41000002,,,"Acre. Mi acreedor 2","4100 Acreedores por prestaciones de servicios (euros)",506,"Terceros - A Pagar","A pagar"
"Servi3",43000000,519,,"Clientes (euros)","4300 Clientes (euros)",518,"Terceros - A Cobrar","A cobrar"
"Servi3",43000001,,,"Clie. Mi cliente 1","4300 Clientes (euros)",518,"Terceros - A Cobrar","A cobrar"
"Servi3",43000002,,,"Clie. Mi cliente 2","4300 Clientes (euros)",518,"Terceros - A Cobrar","A cobrar"
"Servi3",60000000,949,,"Compras de mercaderías","600 Compras de mercaderías",948,"Gastos","Regular"
"Servi3",60000001,,,"Compras de mercaderías tipo 1","600 Compras de mercaderías",948,"Gastos","Regular"
"Servi3",60000002,,,"Compras de mercaderías tipo 2","600 Compras de mercaderías",948,"Gastos","Regular"
"Servi3",70000000,1264,,"Ventas de mercaderías en España","7000 Ventas de mercaderías en España",1263,"Ingresos","Regular"
"Servi3",70000001,,,"Ventas de mercaderías tipo 1","7000 Ventas de mercaderías en España",1263,"Ingresos","Regular"
"Servi3",70000002,,,"Ventas de mercaderías tipo 2","7000 Ventas de mercaderías en España",1263,"Ingresos","Regular"

servi3-carga_02-productos.csv:

".id","default_code","name","active","company_id","property_account_expense","property_account_income","state","taxes_id","supplier_taxes_id"
,"TP01","Mercaderías tipo 1","True","Servi3","60000001 Compras de mercaderías (HW)","70000001 Ventas de mercaderías (HW)","Normal","IVA 18%","18% IVA Soportado (operaciones corrientes)"
,"TP02","Mercaderías tipo 2","True","Servi3","60000002 Compras de mercaderías (HW)","70000002 Ventas de mercaderías (HW)","Normal","IVA 18%","18% IVA Soportado (operaciones corrientes)"

servi3-carga_03-clientes_proveedores.csv

"id","name","ref","title","active","vat","vat_type","lang","customer","supplier","include_in_mod347","website","property_account_receivable.id","property_account_payable.id","city","email","country/id","country.id","vat_subjected","phone","address.id","address/id","address/type","address/active","address/street","address/zip","address/city","address/is_customer_add","address/email","address/phone","address/fax","address/function","address/name"
,"Mi cliente 1 SL","Mi cliente 1 SL","Ltd","True","ESA46103834","1 - Corresponde a un NIF","es_ES","True","False","True","http://servi3.com","****",,"Valencia","info@servi3.com","base.es","67","True","(+34) 123 456 789",,,"default","True","Cl Rue 13 del percebe",28001,"Valencia","True","info@servi3.com","(+34) 123 456 789","(+34) 123 456 789","Contacto 1","Mi cliente 1 SL"
,"Mi cliente 2 SA","Mi cliente 2 SA","Corp.","True","ESA46103834","1 - Corresponde a un NIF","es_ES","True","False","True","http://servi3.com","****",,"Valencia","info@servi3.com","base.es","67","True","(+34) 123 456 789",,,"default","True","Cl Rue 13 del percebe",28001,"Valencia","True","info@servi3.com","(+34) 123 456 789","(+34) 123 456 789","Contacto 1","Mi cliente 2 SA"
,"Mi proveedor 1 SL","Mi proveedor 1 SL","Ltd","True","ESA46103834","1 - Corresponde a un NIF","es_ES","False","True","True","http://servi3.com","****",,"Valencia","info@servi3.com","base.es","67","True","(+34) 123 456 789",,,"default","True","Cl Rue 13 del percebe",28001,"Valencia","True","info@servi3.com","(+34) 123 456 789","(+34) 123 456 789","Contacto 1","Mi proveedor 1 SL"
,"Mi proveedor 2 SA","Mi proveedor 2 SA","Corp.","True","ESA46103834","1 - Corresponde a un NIF","es_ES","False","True","True","http://servi3.com","****",,"Valencia","info@servi3.com","base.es","67","True","(+34) 123 456 789",,,"default","True","Cl Rue 13 del percebe",28001,"Valencia","True","info@servi3.com","(+34) 123 456 789","(+34) 123 456 789","Contacto 1","Mi proveedor 2 SA"
,"Mi cliente y poveedor 1 SA","Mi cliente y poveedor 1 SA","Corp.","True","ESA46103834","1 - Corresponde a un NIF","es_ES","True","True","True","http://servi3.com","****",,"Valencia","info@servi3.com","base.es","67","True","(+34) 123 456 789",,,"default","True","Cl Rue 13 del percebe",28001,"Valencia","True","info@servi3.com","(+34) 123 456 789","(+34) 123 456 789","Contacto 1","Mi cliente y poveedor 1 SA"

OpenERP, importar, exportar, datos, csv

Esta entrada forma parte de una pequeña serie de [entradas sobre OpenERP].
Las imágenes han sido cedidas por Servi3, tu experto en OpenERP.

Primero vimos cómo hacer una Instalación de OpenERP 6.0.3 en Debian GNU/Linux.
Después cómo instalar un cliente de OpenERP en Debian.
También hicimos una configuración inicial de OpenERP.
Y seguimos por instalar en OpenERP los módulos de la localización española.
En esta entrada veremos como realizar la configuración básica de la localización española de OpenERP.

Notas

Hay que tener en cuenta al usar OpenERP en España varios detalles. Algunos detalles:
- ‘Compañía’ es nuestra compañía o empresa
- ‘Empresas’ son todas las demás empresas: clientes, proveedores, acreedores…
- Para introducir los NIF/CIF es necesario indicar el país, para que se pueda validar correctamente. En el caso de un CIF de España pondremos ESxxxxxxxxxx.

Importar bancos

Primero en ‘Ventas -> Configuración -> Libreta de direcciones -> Bancos‘ lanzamos el ‘Import Bank Data Wizard’. Este asistente importa los datos de los bancos españoles, lo que es necesario para dar de alta los CCC.

Pulsamos aceptar y ya está.

No nos da ningún otro mensaje, pero si consultamos los bancos podemos comprobar que ya están importados.

Completar la información de nuestra empresa (compañía)

Antes de continuar, recomiendo abrir la ficha de nuestra empresa, que aparece en ‘Clientes’ (‘Contabilidad -> Clientes -> Clientes‘). Ahí podemos completar algunos datos como nuestro NIF/CIF, nuestro(s) CCC -ahora que ya hemos importado los bancos-, etc.

Crear ejercicio fiscal

Para crear un ejercicio fiscal vamos a ‘Contabilidad -> Configuración -> Contabilidad financiera -> Periodos -> Ejercicios fiscales‘.

Como vemos no hay ninguno creado, así que pulsamos el botón ‘Nuevo’.

Rellenamos los datos básicos.

Y pulsamos los botones ‘Crear periodos de apertura, cierra y PyG’ y ‘Crear periodos trimestrales’. En algunos casos en vez de los periodos trimestrales será necesario crear periodos mensuales.

Recomiendo cambiar los nombre de los periodos:

Numeración de facturas independiente de movimientos contables

Desde la versión 6.0 de OpenERP el contador de facturas y el de movimientos contables son el mismo. Esto hace que la numeración de las facturas no sea correlativo, lo cual va contra la norma española.
Por ejemplo, creamos una factura (contador ’1′), hacemos el pago (contador ’2′), hacemos otra factura (contador ’3′).

Para solventar esto instalamos el módulo ‘nan_account_invoice_sequence’ (cómo instalar módulos en OpenERP) que nos crea cuatro secuencias para facturas normales y facturas rectificativas de clientes y proveedores: account invoice in (facturas a clientes), account refund in (fac. rectificativas), account invoice out (facturas de proveedores), account refund out (fac. rectificativas).
(Ver más adelante: Configurar secuencias).

Debemos ir a los diarios y asignar las nuevas secuencias desde el menú de ‘Contabilidad -> Configuración -> Contabilidad financiera -> Diarios -> Diarios‘.

Asignamos al diario ‘Purchase Journal’ la secuencia ‘Account invoice out’.
Asignamos al diario ‘Sales Journal’ la secuencia ‘Account invoice in’.

Si nos hemos dado cuenta del problema con el sistema ya en funcionamiento, hay solución:
Separar secuencias de facturas en OpenERP.

Configurar secuencias

Antes de hacer movimientos, podemos indicar los códigos de secuencias que queremos utilizar. Por ejemplo los códigos de factura son, por defecto, un número correlativo: Factura 1, 2, 3… Vamos a ver como cambiarlo a algo tipo 1/2012 o NF/2012/001. Abrimos ‘Administración -> Configuración -> Secuencias -> Secuencias‘.

‘Account Journal’ es la secuencia de movimientos contables y en principio también de todas las facturas -en España esta configuración no cumple la normativa-.
(Ver más atrás ‘Numeración de facturas independiente de movimientos contables’).
Hacemos doble click sobre la secuencia a configurar.

Recordemos que si hemos separado las secuencias de facturas, los contadores son: account invoice in (facturas a clientes), account refund in (fac. rectificativas), account invoice out (facturas de proveedores), account refund out (fac. rectificativas).

Otros ajustes

Según nuestras necesidades y preferencias podemos realizar más ajustes.

• Permitir cancelaciones en OpenERP.

• Configurar remesas de la norma AEB 19 (CSB 19) en OpenERP.
• Activar el separador de miles en OpenERP.

Introducir información inicial

El siguiente paso es introducir los datos de nuestros clientes, proveedores, artículos…
Es interesante crear cuentas contables específicas para ellos. Si vamos a crearlos a mano uno a uno, podemos ir creando las cuentas sobre la marcha. Pero si vamos a crearlos masivamente, usando las herramientas de importación, primero hay que crear primero las cuentas.

Podemos ver cómo importar datos en OpenERP.

 

OpenERP, configuración, localización española, Debian

Esta entrada forma parte de una pequeña serie de [entradas sobre OpenERP].
Las imágenes han sido cedidas por Servi3, tu experto en OpenERP.

En esta entrada explicaremos cómo instalar módulos en OpenERP. Lo haremos viendo cómo instalar y configurar la localización española en el servidor de OpenERP.

Para ello ya debemos tener un servidor instalado [Instalación de OpenERP 6.0.3 en Debian GNU/Linux], un cliente instalado [Cómo instalar un cliente de OpenERP en Debian] y la configuración inicial de OpenERP realizada.

Para instalar un módulo en OpenERP básicamente el proceso consiste en:

1. copiar el módulo al directorio ‘addons’ del servidor
2. conectar con el cliente de OpenERP y ‘Actualizar la lista de módulos’
3. instalar y configurar el módulo desde el cliente

Observemos que el primer paso deja el módulo disponible para las diferentes instancias de OpenERP, pero los módulos instalados para cada instancia son independientes. Esto permite tener a la vez y en el mismo servidor diferentes instancias con, por ejemplo, el plan contable francés y español.

Vamos allá.

COPIAR MÓDULOS EN EL SERVIDOR

Trabajando en el directorio del servidor, descargamos los módulos extras y la localización española (todo en la versión 6.0):
# cd /opt/openerp/
# bzr branch lp:openobject-addons/extra-6.0
# bzr branch lp:openerp-spain/6.0
Asignamos el usuario y grupo a todas las fuentes
# chown -R openerp:openerp *

Copiamos los módulos estrictamente necesarios en el directorio ‘addons’ del servidor:
# cp -Rp 6.0/* server/bin/addons/
# cp -Rp extra-6.0/account_financial_report/ server/bin/addons/
# cp -Rp extra-6.0/account_payment_ex server/bin/addons/
# cp -Rp extra-6.0/account_payment_extension/ server/bin/addons/
# cp -Rp extra-6.0/account_renumber/ server/bin/addons/
# cp -Rp extra-6.0/account_balance_reporting/ server/bin/addons/
# cp -Rp extra-6.0/account_invoice_currency/ server/bin/addons/
# cp -Rp extra-6.0/account_refund_original/ server/bin/addons/
# cp -Rp extra-6.0/nan_ server/bin/addons/
# cp -Rp extra-6.0/nan_account_bank_statement/ server/bin/addons/

Hay quien prefiere instalar todos los extras disponibles, con lo que bastaría, en vez de lo anterior, hacer:
# cp -Rp 6.0/* server/bin/addons/
# cp -Rp extra-6.0/* server/bin/addons/

ACTUALIZAR LA LISTA DE MÓDULOS EN EL SERVIDOR

Desde el cliente, vamos a “Menú -> Administración -> Módulos -> Actualizar la lista de módulos”.

Si no encontramos la opción de Módulos es porque no tenemos la interfaz extendida. Se puede seleccionar desde el menú superior “Usuario -> Preferencias -> Interfaz”.

Presionamos “Actualizar”.

Y nos indica los módulos de que disponemos.

Después abrimos los módulos pulsando “Abrir módulos” o, en cualquier momento desde “Menú -> Administración -> Módulos -> Módulos”.

INSTALAR Y CONFIGURAR EL MÓDULO

Abrimos el apartado de módulos (“Menú -> Administración -> Módulos -> Módulos”).
El módulo que vamos a instalar se llama “l10n_es_pyme_account” y se encarga de instalar todos los módulos necesarios para llevar la contabilidad de una empresa española.
Cómo vemos, en la imagen hemos filtrado los módulos que empiezan por ‘l10n_es’, es decir los de la localización española, y seleccionado el módulo que nos interesa.

Al pasar a la vista “Formulario” (botón en la barra de herramientas o Ctrl+L), podemos seleccionar “Dependencias” y vemos que el módulo a instalar depende de otros módulos. Algunos estan “Instalados”, otros están “No instalados” (pero disponibles) y otros son “Desconocidos” (no están disponibles).

Si el módulo que queremos instalar depende de módulos “Desconocidos”, debemos volver al paso 1 (copiar módulos en el servidor) y actualizar la lista de módulos (paso 2).
Generalmente los módulos que necesitamos se encuentran en la rama “extras” de las fuentes (directorio ‘extra-6.0′).
Si has copiado todos los módulos que indico un poco más arriba deberían estar todos disponibles (“Instalados” o “No Instalados”).

Desde la pestaña “Módulo” lo marcamos como “Programar para instalación” y después lanzamos la “Acción” “Aplicar actualizaciones programadas”. Nos aparecerá un mensaje de confirmación:

Y otro al acabar. Si todo ha sido correcto nos indicará:

Los motivos más habituales de fallo de una instalación son que, o bien no hemos instalado todos los módulos de que dependía, o bien alguno de ellos no está en la versión correcta.

Tras la instalación del módulo, algunos lanzan un asistente de configuración del mismo. Para nuestro ejemplo, los módulos de la localización española, el asistente nos permite crear el plan contable (por eso en la configuración inicial de OpenERP nos habíamos saltado este paso).

En España se entrega a Hacienda un único diario. Por eso desmarcamos la casilla ‘Secuencias de diarios separadas’.

También nos permite cargar los topónimos. Muy útil.

Y ya hemos instalado los módulos de la localización española de OpenERP.

Podemos ver cómo han quedado los módulos de localización española:

Pero todavía no es suficiente para empezar a trabajar. Falta configurar la localización española de OpenERP y, si se puede, importar datos en OpenERP.

OpenERP, localización española, Debian